O benchmarking é um dos mais úteis instrumentos de gestão para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relação à concorrência.

Baseia-se na aprendizagem das melhores experiências de empresas similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve uma excelente "performance" empresarial. A essência deste instrumento parte do princípio de que nenhuma empresa é a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que nós. Habitualmente, um processo de benchmarking arranca quando se constata que a empresa está a diminuir a sua rendibilidade. Quando a aprendizagem resultante de um processo de benchmarking é aplicada de forma correcta facilita a melhoria do desempenho em situações críticas no seio de uma empresa.

PASSO 1 - Conhecer os tipos de benchmarking
O benchmarking pode ser classificado em três tipos:
Interno - Trata-se do tipo de benchmarking mais utilizado. Consiste em comparar as operações da empresa com as de um departamento interno da própria empresa ou de outras empresas do mesmo grupo. O objectivo é identificar internamente o modelo a seguir. É fácil de implementar uma vez que as informações se encontram acessíveis, sendo por isso fáceis de recolher. Apresenta como grande desvantagem as limitações decorrentes de um processo meramente de âmbito interno.

Competitivo - Tem como alvo a concorrência directa, ou seja a que desenvolve a sua actividade dirigida ao mesmo target. Prevê a comparação dos produtos e serviços, assim como dos métodos de trabalho da empresa. Tem como fim superar o desempenho da concorrência, identificando os problemas com que ela se debate. Trata-se de um tipo de benchmarking difícil de pôr em prática uma vez que se torna praticamente impossível que as empresas facilitem à concorrência dados das respectivas actividades. Por isso, as informações são difíceis de recolher e por vezes torna-se necessário contratar uma empresa de consultoria externa para conseguir obter os dados pretendidos.

Genérico ou multi-sectorial - Consiste na comparação entre empresas de diferentes sectores (reconhecidas como tendo as melhores práticas em produtos, serviços ou métodos) com o objectivo de identificar e determinar as melhores práticas para determinada área. Permite detectar a inovação mais original e transpô-la para a empresa. É no benchmarking genérico ou multi-sectorial que se encontra a maior parte de exemplos práticos. Por outro lado, como se trata de empresas de indústrias diferentes, encontra-se, aqui sim, maior abertura para a troca de informação.

PASSO 2 - Aprender os princípios do benchmarking
O benchmarking assenta nos seguintes princípios:
Reciprocidade - O benchmarking baseia-se em relações recíprocas. Quando solicitamos informações a uma empresa comprometemo-nos automaticamente a facultar as nossas informações. É como uma rua de dois sentidos na qual todos os intervenientes beneficiam da partilha de informação. Este processo, no entanto, deve ser precedido de uma negociação sobre os limites e as especificidades da troca de informações.

Analogia - Para produzir resultados eficazes, torna-se necessário manter uma analogia com os métodos da nossa empresa. Ou seja, às equipas de benchmarking é exigido que saibam adaptar os processos da organização estudada (que utiliza processos distintos) à respectiva organização que faz o benchmarking.

Medição - Os sistemas de medição, assim como as ferramentas utilizadas na análise dependem dos indicadores seleccionados pelas empresas que partilham o estudo. Deve ter-se sempre em conta que o benchmarking é uma comparação de desempenho entre empresas.

Validação - As equipas de benchmarking devem validar os seus estudos por métodos estatísticos, sob pena de colocarem em causa as conclusões dos dados recolhidos. A mera intuição ou as suposições não constituem métodos fiáveis de análise.

PASSO 3 - Aplicar o processo de benchmarking
O benchmarking é baseado em quatro etapas, segundo o ciclo de Edwards Deming. A saber: To plan (planear); To do (fazer); To correct (controlar); To act (agir)
Planeamento - Pode ser resumido a duas questões fundamentais:
O que deve ser objecto de benchmarking? Para identificar o objecto de benchmarking torna-se necessário, em primeiro lugar, definir rigorosamente a missão que nos propomos levar a cabo.

Quem devemos estudar? A selecção dos alvos obriga a uma vigilância relativamente às informações recolhidas. Como estas deverão ser comparáveis, será imperioso prever os necessários ajustamentos.

Recolha de dados - Consiste em analisar os seguintes tipos de informação:
Informação do domínio público, publicada na imprensa genérica ou em revistas especializadas
Informação resultante do contacto directo com as empresas através de questionários, de entrevistas ou de visitas

Análise dos dados - Deve ser efectuada tendo em conta dois aspectos:
A determinação das diferenças de desempenho
A identificação dos responsáveis pelos bons resultados das melhores empresas

Adaptação e melhoria - Determinação da acção para melhorar o desempenho da empresa de acordo com as conclusões do estudo.

PASSO 4 - Formar a equipa
Da constituição da equipa de benchmarking depende o sucesso da implementação do processo. A formação das equipas deve permitir a intervenção de toda a empresa. As equipas devem ser flexíveis e podem dividir-se em três grupos:
Internas - constituídas por elementos de um mesmo departamento e subordinados ao mesmo responsável hierárquico.

Interdepartamentais - constituídas por elementos com competências adequadas à missão a desempenhar. Uma das suas tarefas é fomentar novas formas de comunicação horizontal no seio da organização.
Ad Hoc - constituídas esporadicamente, têm como missão a recolha de informação que lhes permita ultrapassar desafios concretos.

PASSO 5 - Implementar as acções
A técnica de benchmarking visa o desenvolvimento de estudos que comparem o desempenho com a concorrência, tendo como objectivo alcançar uma posição de liderança. Estes estudos deverão identificar métodos de reconhecida qualidade noutras empresas, ou mesmo na própria empresa, avaliar como esses resultados são obtidos e aplicar o conhecimento adquirido.

Para que os objectivos sejam alcançados, um processo de benchmarking exige a aplicação de algumas regras:
Recolha de dados internos - tentar compreender, em detalhe, o seu próprio processo
Recolha de dados externos - analisar o processo dos outros
Análise das informações - comparar o seu próprio desempenho com a análise dos outros

Plano de acção - implementar os passos necessários para definir o desempenho a seguir
Para se tornar eficaz, a aplicação de um processo de benchmarking exige uma planificação. Os planos de acção devem incluir:
Descrição do método e do modo como deverá contribuir para reduzir o diferencial da empresa
Fixar um calendário, as responsabilidades e o montante dos recursos envolvidos
Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve, acima de tudo, conhecer-se bem internamente.

PASSO 6 - Recolher os benefícios
A orientação da empresa para o exterior na procura permanente de oportunidades de melhoria das suas práticas, tendo como objectivo o aumento da competitividade no geral, constitui o principal benefício da implementação do benchmarking

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